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第七章 订单跟踪及物料管理（第2页）

（3）PO单

最好按PO的序号从小到大来存放。

（4）传真

有些传真可能日后需要查询，有的可能只是起临时性沟通作用，但不管何种传真最好都保管一段时间，可以按供应商来分类，应为每个常联系的供应商分配一个文件夹。

（5）供应商月评资料

按月份分类保管。

（6）原材料评估记录表（FA记录）

按FA记录序列号从小到大来保管，并在文件夹的第一页制作一份清单。

（7）供应商的企业简介

按供应商产品来分类、保管，如：电子、机械、化工、包装等等。

3。操作要点

（1）制作足够数量的文件柜，且文件柜尽量放在釆购人员方便查阅的地方。

（2）准备足够的文件夹，不是同一类的文件或资料尽量不要放在同一文件夹中，以免混杂。

（3）相同类型的文件文件夹尽量放在文件柜的同一位置。

（4）在文件夹的脊背面用黑体大字明显标明文件或资料的类型，最好用电脑打印。

（5）定期清理、打包，把过期的文件或资料另外找地方存放或销毁。

另外，采购人员从各供应商索要的样品也会越来越多，如果不加以分类、整理就会堆成一个“垃圾山”，因此，也要予以分类、存入和清理。

【采购感悟】

妥善保管好采购文件及资料，有利于提高采购的工作效率，有利于处理采购过程中出现的纠纷。

订单跟踪操作技巧

订单跟踪就是签订合同的人员应对合同执行的全部过程进行跟踪检查，以保证合同的正常履行。合同跟踪的目的有三个方面：促进合同正常执行、满足企事业的物料需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：因各种原因，合同难以正常执行、需求不能满足导致缺料、库存难以控制。恰当处理供、需、缓冲余量之间的关系是衡量订单人员能力的关键指标。

1。合同执行的条件

合同正常执行的条件有：

（1）按合同规定条款执行，加强与供应商的沟通，合同提前或延缓要征得供应商的同意。

（2）满足企业物料需求，不仅正常到货物料的时间要严格执行，而且要有柔性，对要求紧急到货的物产要能按时完成，对于需要延迟到货时间的物料要妥善处理。

（3）控制库存水平在合理的范围内，在缺料与库存之间找到平衡点，订单人员需要丰富的工作经验，才能领悟其中的奥妙所在。

2。合同跟踪过程

（1）合同执行前跟踪

当你制订了一个订单合同之后，供应商是否愿意接受订单，是否及时签订等。

在采购过程中，同一物料可能有几家供应商可供选择，独家供应商情况除外。虽然每个供应商都有分配比例，但是具体操作时可能会遇到意想不到的情况，由于时间变化供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、货期等。作为订单人员应充分与供应商进行沟通，确认本次物料可供应的供应商，如果供应商按时签返订单合同，则说明供应商的选择正确。如果供应商确实难以接受订单，也不必强人所难，可以在采购环境里另外选择其他供应商，必要时要求认证人员协助办理。与供应商正式签订过的合同要及时存档，以备后査。

（2）合同执行过程跟踪

与供应商签订的合同是具有法律效力的，所以订单人员应全力跟踪，确实需要变更时要征得供应商的同意，双方协商解决。合同跟踪要把握以下事项：

①严密跟踪供应商准备物料的详细过程，保证订单正常执行。发现问题及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可贻误时间。不同种类的物料，其准备过程也不同，总体上可分为两类，一类是供应商需要按照样品和图纸定制的物料，存在加工过程，周期长，变数多；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期短。前者跟踪过程比较复杂，后者相对较为简单。

②严重影响生产需求形势。如果因市场生产需求紧急，要本批物料立即到货，你就应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证需要物料的准时供应。常把供应商比喻为企业的战略合作伙伴，这时正是“伙伴”出力的时候。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或者取消本次订单物料供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确认可承受的延缓时间，或者中止本次订单操作，给供应商赔款。

③恰当处理库存控制。库存水平在某种程度上体现订单人员的水平。既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平，这确实是一项两难的问题。订单人员的经验表现在何处，在此一见高低。当然，库存问题还与采购环境的柔性有关，这个方面反映出认证人员的水平，库存问题也与计划人员有关。

④控制好物料验收环节。物料到达订单规定的交货地点，对国内供应商一般是企业原材料库房，对境外交货是企业国际物流中转中心。境外交货情况下，供应商在交货前会将到货情况表单传真给订单人员，订单操作者必须按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行记录归档，开始办理付款手续。常识之一是：境外物料付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款。与供应商进行一手交钱一手交货的方式，订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

（3）合同执行后跟踪

应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪。订单执行完毕的条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商收到付款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定的加快操作，否则会影响企业的信誉。

另一方面，物料在作用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由订单人员或现场检验者联系供应解决，重要的问题可由质管人员、认证人员解决。