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第六章 好方法才有好心情（第2页）

其实，过于忙碌而不注重效率和懒惰一样，也是一种延误工期的行为。时间管理专家说，你用于计划的时间越长，你完成工作所需要的时间就越短。这就是准备的作用。

一个人要想高效地解决自己工作中的问题，在实施计划之前要好好地思考一下工作中存在的问题，找出问题的症结所在，比如什么样的方法是最好的，什么样的工作方式才是正确的。把这些解决问题的方法纳入计划中，以此作为工作的努力方向。

IBM公司的总裁托马斯·沃森在回顾自己的职业生涯时说，“我的助手有一个非常好的习惯，这也是我一直没有替换他的主要原因。他有一本形影不离的工作日记，每天早晨，他都会把前一天写好的工作计划再翻看一遍，而在一天的工作结束后，他要对这一天的工作进行总结，同时把第二天的计划再做出来。”这是一个多么好的习惯。同时，也是我们提高做事的目的性所必须养成的习惯。

玛格丽特是一位靠自己艰苦奋斗取得成功的一位女老板。她是英国一家广告公司的董事长，她明白怎样使自己每天的工作更富成效。她精通生意经，因而在商业界具有很大影响。

她的公司年营业额为3亿美元。但刚开业时只在伦敦的一家饭店里租了一间房子，只有她母亲替她接电话，两个人甚至连午饭的时间也不休息，16年过去，已经成为公司董事长的她仍在办公室里吃午饭。“我安排自己的生活就像很多人经营自己的生意一样，不得不那么做。”她在一次接受记者采访时说：“我虽然没有实际去拟定各种图表，但是我在脑子里已把一切都考虑得很周密了。”

凡事预则立，不预则废，一个人只有知道如何安排工作，制定一个高明的工作进度表，才能轻松愉快地完成工作。

那么如何制订工作计划呢？下列方法可供参考：

首先，你可以找出一张纸，毫不遗漏地写出你所需要干的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工程的重要程度重新列表。重新列表时，你要试问自己：如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件事呢?然后再问自己：接着该干什么呢?用这种方式一直问到最后一项。这样自然就按着重要性的顺序列出自己的工作一览表。最后，对你要做的每一项工作一一落实，并根据以往的经验，在每项工作上总结出你认为最合理有效的方法。

在制订工作计划的过程中，我们不仅要明确自己的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作进程，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不仅是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒我们记住某些事情的手段。可见，制定一个合理的工作日程是多么重要。

工作日程与计划不同，计划是对工作的长期规划，而工作日程表是指怎样处理问题。比如今天和明天的工作，就是逐日推进的计划。

必须注意的是，在制订一周工作计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制订在能力所能达到的100％，而应该制订在能力所能达到的80％。这是由商业的工作性质决定的，因为每名员工每天都会遇到一些意想不到的情况，以及上级交办的临时任务。

如果你每天的计划都是100％，那么，在你没有完成任务时，就必然会在第二天挤占你已经制订好的工作计划，原计划就会破灭，所以计划要有弹性。

3．把工作任务清楚地写出来

工作的有序，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。

只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗的现象。

填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。

工作日程表与计划不同，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于他们不善于制定日程表，不善于安排好日常的工作。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”

制定工作日程表应遵守以下原则：

（1）以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。

（2）以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。

（3）把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。

使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而当你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。

由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么。

除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边等必不可少的地方，时时提醒自己。

在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事，如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做会更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。

4．工作不要太匆忙，要用“脑”

在工作中，很多人只知低头做事，不知去思考其方法，而终日忙忙碌碌，无头无绪心情一团糟，也收效甚微。

智慧的力量体现在能进行正确的思考，那些职场的成功者善于用自己的脑子，把思考的力量发挥得淋漓尽致。思考的习惯是决定着工作有无成就的关键，要想把工作做得更好就要把思考的时间留出来。

在职场上，有些员工工作很热情，也很勤快，但是他们缺少的是思考。在他们的内心里，急于快速摆脱因工作压力带来的痛苦与紧张，他们缺乏对主客观条件的正确考虑，做事又草率；在强大的工作压力下，他们的生活节奏变得越来越快，做事也是匆匆忙忙的，往往容易几件事一起干，而结果恰恰又是什么事都没有做好。

在从事一份工作或是接受一项任务时，一定要先搞清楚、弄明白。只有在对工作有充分的了解后，再去思考如何按步骤去完成工作，有了高效的工作安排，才会高效地完成任务。

某公司现在研制出一种新产品，正在准备上市，小王是该公司的一名营销人员，在新产品上市之初，主要的任务就是开拓市场和寻找合适的经销商，这就是他的工作任务。那么小王如何才能出色地完成任务呢？这里边就有一个方法问题。但是在开始之时，面对一个陌生的新产品市场，在开始一份市场销售工作时，是马上开始走街串巷盲目地寻找经销商，还是先通过市场调查，制定一份拜访专业经销商的计划与合理路线呢?

要知道，在每一个城市中都可能存在着成百上千的经销商，如果小王盲目地拜访他们中的一些，那么可能有很大一部分根本就不合适来经营此项新产品，或是他们想经销却又发现他们无法满足条件。在这个过程中，尽管小王的愿望是尽快完成工作，但往往会事与愿违，在匆忙的工作之中，会因情绪紧张而收效甚微。

这时候，小王需要做的并不是急于拜访他们。此时应该做的是对其中有经销意向、有经营实力、有经济基础的部分经销商进行重点拜访，在与这部分经销商的谈判与沟通上，小王不要急于求成，更不可率性而为、义气用事，多花些时间在他们身上是绝对值得的。同时，为了不放弃那些可以培养的潜在经销商，对经营相关产品的小型经销商，也需要给他们投递一些招商资料和产品信息。针对不同经销商，合理地安排时间，工作起来既得心应手，也心情舒畅。

由此可见，工作前一定要放慢手脚，让脑子先动起来，去寻找最佳的工作方法，再动手开展工作，效率往往很高，心情也会好得多。

小王和小张同时受雇于一家蔬菜店，试用期的工资是一样的。工作了一段时间后，小王受到老板的提拔涨了工资，而小张却仍在原地踏步。

小张认为老板很不公平，心中充满了埋怨，一天她向老板提出了自己的质疑。老板一直耐心地听小张抱怨，当小张说完后，老板开口说话了：“小张，你到菜市场上去一下，看看今天有什么新鲜的菜。”

小张很快从菜市场转了回来，汇报说：“只有一个农民在卖白菜。”

“有多少?”老板问。

小张赶快又跑到菜市场，然后跑回来说道：“一共20袋白菜。”

“价格是多少?”老板再次发问。