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第三章 有良好的业务习惯（第4页）

“管理者的时间很少花费在他自己想要花费的地方”。

这种想法捉弄了太多时间的使用者。你会错误地认为，自己的时间正用于应该用的地方，而不是用于实际用的地方。但实际上你往往在不知不觉当中已经将时间花费在了那些可以不用的地方。

时间分析之必要。

有一种说法：“每日活动记录至少持续1周，每15分钟填写写1次，这作为有效时间分析的基础是必要的。这种活动至少每半年应该重复1次，以免恢复低劣的时间管理方式。”不过你如果实在觉得麻烦的话，你可以找点捷径。每十五分钟那一条可以省去。

预料。

你应该明白，事先所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效。千里之堤，溃于蚁穴。其实避免发生意外的最好办法就是预料那些可能发生的意外事件，并为这制订应急措施。也许你不可能全部想到，但是对于其中大部分的意外事件，你都已经有了充分的准备。根据墨菲第三定律，你应该假定，如果事情要出错，那就无法避免。

计划。

你不要天真地认为绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。实际上如果你遵从古人所说的“磨刀不误砍柴工”的话，在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3——4小时，并且会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么就只能证明你已经抱定了失败的态度。

每日计划。

你应该于前一天下午或当天开始时制订出来与近期的目标和活动相一致的每日计划，这对于有效地利用个人的时间是必不可少的。

目标。

较有效的结果一般不是依靠机会，而是通过对既定目标的刻意追求来达到的。在这个已被证实的原则的指导下，才产生了目标管理的基本概念。

优先次序。

你必须按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。不同的是很多时候你会不自觉的花费很多时间在与那些不是很重要的任务上，也许只是因为你觉得那件事情会比较有趣一些。记住，一个成功人士只会做那些有意义的事情，而不那些有趣的事情。

最后时限。

给自己规定最后时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助你克服优柔寡断。犹豫不决和拖延的弊病。这正是严格要求自己的好办法。

集中。

在人们有组织的努力中，也遵循帕莱托原则，即2080定律：少数关健性的努力（大约20%），通常能够产生绝大部分结果（大约80%）。有效率的业务人员总是把他们的努力集中在能够产生重大结果的那些“关键性的少数活动上”。关于这一点，后面的内容还会给你一些新的启示。

效能与效率。

之前我们一直在你需要如何使自己做事情有效率，但是假如你执行的是错误的任务，或者把正确的任务放在错误的时间执行，或者毫无目的行动，那么无

论效率怎样高，最终的结果都是没有意义的。因此效率可以理解为你工作的成效。效能则可以理解为你在正确的时间做正确的工作的成效。所谓有效的活动，是指你用最少的资源，包括时间，来得到最大的效果。

活动与效果。

有的业务员往往忽视自己的目标，或者一开始工作就忘记预期的效果，而把精力全部集中在自己正做的事情上。集中精力固然是好的，但是你不能成为一个终日忙忙碌碌的人，那样的话，不停奔波会渐渐成为你的目标，而不是成功。并不是每一个成功人士，都是忙的不可开交的，事实上很多成功的人因为善于管理时间，在什么生活上甚至是有足够的时间享受的。你不能在终日不知目的的奔波中逐渐趋向于活动型而不是效果型的业务员。你要记住，你是去支配工作的，而不是往往被工作所左右的。你永远不能天真的认为动机就是成就，你作出来的活动就是效果。因为一旦你忘记了自己的目标，被工作左右，那么你如何肯定你的活动就是预期想要的呢？而且，如果只顾埋头苦干的话，要是到了活动举办的前一天才发现错误，那你岂不是浪费了更多时间？

最佳效果。

无论你是今天的业务员，还是明天的职业经理人，或者企业家，这一条都应该是你不断追求的，即是用最小的努力获得最大的收益，这就是最佳效果。

不切实际的时间预算。

业务员往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度。因为你往往觉得自己能够比实际可能的要更快一点完成任务。所以我们要提醒你墨菲的第二定律：“每件事情做起来都比原来想象的要多花费时间。”每个人都很容易自己作出做出不切实际的时间预算。你是否经常认为自己完成一篇说明性的文章只需要半个小时，所以你打算把这个工作放在下班之前的半个小时，但是到了下班的点，你才知道，事实上自己还是需要加一点点班才可能完成任务的。

实现的可能性。

预期事件出现的可能性直接伴随实现它的有计划的努力而增加。也许在你刚开始策划开发一个新客户的时候，你只是抱着尝试的态度，而且你根本看不见前路是什么样的风景。但是随着事情的不断发展，和你的不断努力，真实的风景会一步一步向你靠近！

紧急任务专制。

业务人员常常会处于紧急任务与重要任务互相挤的状态中。而紧急任务往往要求立即行动，于是经常使得你没有时间去考虑重要任务。好比你原来计划赶在圣诞节之前给某位你得大客户准备一份圣诞礼物并送上来年得主要产品介绍书的。维护大客户的关系是一件很重要的事情。也是一件应该长期坚持，但是不是一定要在什么时间紧急处理的。有可能你从十一月开始计划这件事请，但是当你到圣诞节，也许还在准备之中，就是因为老是有一些紧急的任务需要你来完成，你不得不放下手中的事情来应付。业务人员就是这样不知不觉地就被紧急任务和一些突发事件所左右了，还要承受着时间的无休无止的重压。于是，你开始急视那些搁置的重要任务，那份礼物也需要到春节才派得上用场了。这样会给你带来的更为严重的长期的后果——除了搁置你的长期任务之外，你还有可能养成拖拉得习惯。

危机管理。

没有经验的业务员往往低估问题，不会预料问题的复杂性。要么盲目乐观以为不会遇到什么问题，一遇到就傻眼或是遇到所有问题都反应过度，仿佛碰到生死大战。无论上述哪种危机管理方式都很容易造成过分忧虑，削弱判断力，导致仓促决策或者浪费时间与精力。

选择忽略。

你要理智的对待各种问题和需求。你的反应应该是要受制于情况的需要，而又合乎情理的。你也许还没有发现，有些问题如果你置之不理，它们就消失了。时间是一种魔法，很多当时看起来很不得了的事情，经过一段时间之后，就会逐渐退色，变淡了。好比你经历了一段感情的失败，你成天因为这件事情郁郁寡欢，但是，如果你把它放在一边，让伤口自己慢慢好转，过段时间你也就会打开心结了。因此通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题，大量的时间和精力就可以保存起来，用于更有用的工作。

机动性。