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习惯十二 合理计划（第3页）

有一位经理叹息说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”我们经常看见一些人的书包里，甚至高级管理人员的公文包里，简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸，等等。

工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多时间管理权威都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力取得很大的提高。

只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。

只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。

只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。

填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不落地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己：“如果我只能于此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢?”

然后再问自己：“接着，我该干什么呢?”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段，特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同，在于计划是指对工作的长期

打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人力地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：

（1）以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。

（2）以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。

（3）把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。

（4）使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。

由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。

除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边和厕所等必不可少的地方，时时提醒自己。

在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事。如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做着更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理，这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。

此外，对于从事学习和工作的人来说，办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。一位管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”问题是这种方法还真管用。每当我们的注意力分散时，我们就看到了它们，我们想起了这些事情，于是不再胡思乱想。后来，东西堆得越来越高，我们不能记起下面放的是什么东西，于是就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费到查找丢失的东西上。同时也浪费在注视所有我们不想忘记的东西所造成的干扰上!据统计，有95％以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。

成功者使办公桌整洁而不乱的办法是：

（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

（2）在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。

（3）要力戒由于有吸引力的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他的工作。

（4）按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事；“暂时靠后处理的”，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是真正重要的工作、还有待研究、需要更进一步深入研究和努力挖掘、以及有必要在时间、注意力等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的”，包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等，可根据自己所好“分类保存”，用完以后放回原处。

一位著名作家的手稿、资料、书籍等，什么东西放在哪里，都有一定的“规矩”，每次用完，总是随手放回原处。对与他有联系的报纸、出版社、文艺界、科学界朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。由于他养成“有头尾”的好习惯，把资料手稿整理得井井有条，办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊，这样就避免了混乱，时间就不会在找这找那的空隙中白白溜过去。

7．积累知识，也要有计划

积累知识，要注意一定的计划。一个什么都想学，什么都想积累的人，最后什么都学了一点，往往什么都学不成。

福特少年时，曾在一家机械商店里当店员，周薪只有2美元多一点。他自幼好学，尤其对机械方面的书籍更是着迷。因此他每星期都花二块多钱来买书，孜孜不倦地研读，从未间断。

当他和布兰都小姐结婚时，仅仅一大堆五花八门的机械杂志和书籍，其他值钱的东西则一无所有；但他已拥有了比金钱更宝贵、更有价值的机械知识。

几年后，福特的父亲给他二百多平方米的土地和一栋房屋。如果他未研读机械方面的杂志书籍，终其一生，也许只是一个平平凡凡的农夫而已。但“水向低处流，人往高处走，”已具有丰富机械知识、胸怀大志的福特，却朝向他向往已久的机械世界迈进。此时，从书本上得来的知识，便助他开创出一番大事业。

功成名就之后，福特曾说道：“积蓄金钱虽好，但对年轻人而言，学得将来经营所必需的知识与技能，远比蓄财来得重要。”“年轻的朋友!先把钱投资于有益的书籍吧!从书上可学到更大的能力；至于储蓄，有了充分的能力致富后，开始蓄存还来得及。”

“书到用时方恨少。”知识的积累只有达到一定的数量，才能发挥应有的功能。

在知识的积累中，最重要的是要有目标。有引标的积累最有效。这是因为：

有了目标，才谈得上有计划。目标不清楚，无从制定计划，也做不成任何一件事。

有了目标，才能明确“积”什么，“累”什么。缺乏内在联系的知识，或虽有联系但彼此相隔太远的知识，积累得再多，也难以发挥作用。

有了目标，才可能判断知识的相对价值。知识都具有或大或小的价值。但是对于不同的立志成才者来说，它们的价值又具有相对性，并不一样。语言对于学习历史、哲学、文学的人价值很大；可是对学现代物理的人价值就小多了。因此，应根据自己的需要，选择最有用的知识。可见，只有明确目标，才能在较短的时间内掌握较多的知识。

积累知识，还要注意一定阶段内求知的限度。一个什么都想学，什么都想积累人，最后什么都学了一点，往往什么都学不成。

一位教育学家指出：“你的周围有一个浩瀚的书刊的海洋，要非常严格慎重地选择阅读的书籍和杂志。要钻研和求知欲旺盛的人总是想博览一切，然而这是做不到的。要善于限制阅读范围，要从中排除那些可能会破坏学习制度的书刊。”

讲求知的“限度”，为的是建设好一个人知识结构的框架，并不是说其余一概不看，一概不读。积累知识，并不是为了堆集材料，而是为了组成一定的结构，发挥知识的功能。这就要考虑知识的整体效应。

那么，作为精神世界的结构——知识结构，应该怎样强化它的整体效应呢?